従業員等の個人情報に関するプライバシーポリシー

アクティア株式会社

当社は、イオン株式会社及びその国内子会社(以下総称して「イオングループ」といいます。)の役員・社員・アルバイト・派遣社員その他イオングループの業務に現に従事するすべての方(以下総称して「現従業員等」といいます。)、イオングループの役員・社員・アルバイトとして採用選考中の方及び過去に採用選考を行った方(以下「採用選考者等」といいます。)、並びにイオングループの退職者の方(以下これらの方を総称して「従業員等」といいます。)から受領した従業員等及びその扶養親族の個人情報及び特定個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号利用法」といいます。)、当社が定める「個人情報保護基本規程」その他の規範を遵守し、以下の通り適正に取り扱います。

なお、本プライバシーポリシーは予告なしに変更されることがあります。

1. 従業員等及びその扶養親族の個人情報の利用目的

当社は、以下の目的のために、従業員等及びその扶養親族の個人情報を取得、保有、利用します。

(1) 採用選考、入社における手続き、社会保険関係の手続き、福利厚生の提供、業務上の連絡、法令上要求される諸手続き、その他雇用管理上の必要な手続きを行うため

(2) 結婚、死亡等における各種慶弔時の手続き・連絡、その他従業員等の身上異動に伴い必要な手続きを行うため

(3) 教育情報の提供、研修受講対象者の調査、人材育成計画の作成、その他教育研修機会の提供のための必要な手続きを行うため

(4) 賃金、賞与、退職金、企業年金等に関する業務を行うため

(5) 健康管理、安全管理、適正な就業環境の確保、また会社が安全配慮義務を履行することができるよう、会社が適切な措置を講じ、従業員等が適切な健康管理を行うため

(6) 業務連絡、事業活動上必要な手続きを行うため

(7) 会報その他の連絡物の送付のため

(8) 当社の事業活動の推進に関し、人事情報を統計・分析・活用して、イオングループの人材戦略を支える人材の発掘・配置・育成を図るため

(9) 前各号に付帯する業務のため

2. 従業員等及びその扶養親族の番号利用法に基づく特定個人情報(個人番号及び個人番号をその内容に含む個人情報)の利用目的

当社は、以下の目的のために従業員等及びその扶養親族の特定個人情報を、利用目的に必要な範囲において取得、保有、利用します。

(1) 雇用保険の届出等に関する事務

(2) 健康保険・厚生年金保険届出等に関する事務

(3) 国民年金第3号被保険者の届出等に関する事務

(4) 源泉徴収票の作成、提出等その他源泉徴収に関する事務

(5) 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成に関する事務

(6) 持株会に係る法定書類の作成・提供等に関する事務

(7) 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・提出に関する事務

(8) 株式に係る支払調書の作成・提出等に関する事務

(9) 上記各号に関連する事務

3. 個人情報の共同利用について

当社は、従業員等の個人情報(特定個人情報を除く)を、以下の通り、イオングループ各社、イオングループ各社の健康保険組合、イオングループ各社の企業年金基金、イオン1%クラブ、イオングッドライフクラブ、イオングループ労働組合連合会、及びその加盟労働組合との間で共同利用することがあります。ただし、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、共同利用することはありません。

(1) 共同利用する者の利用目的
上記で定めた利用目的

(2) 共同利用する個人情報の項目

① 人事・労務管理情報
氏名、社員番号、生年月日、性別、住所、電話番号、所属、所属歴、職位、職歴、職種、人事評価、自己申告、表彰、懲戒、学歴、家族情報等

② 給与情報
基本賃金関連、賞与、諸手当関連、勤務状況、所得税、住民税、源泉徴収等

③ 教育・研修、能力情報
教育・研修受講歴、保有資格、各種アセスメント等

④ 福利厚生情報
各種慶弔に関する情報、福利施設利用状況等

⑤ 社会保険情報
健康保険、厚生年金保険、労災保険、雇用保険等

⑥ 健康情報
健康診断結果情報、休職等にかかる健康情報等(労働安全衛生法第66条の10で定めるストレスチェックの個人結果を除く)

⑦ その他
雇用促進に必要な心身の障害に関する情報、業務上災害に関する情報等

(3) 共同利用者の範囲
イオングループ各社、イオングループ各社の健康保険組合、イオングループ各社の企業年金基金、イオン1%クラブ、イオングッドライフクラブ、イオングループ労働組合連合会、及びその加盟労働組合

(4) 管理に責任を有する者
当社

4.個人情報の取得方法

従業員等の個人情報は、法令に基づく場合を除き、従業員等本人の同意を得て取得します。

5.個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果

個人情報を届け出ることは任意ですが、個人情報が正しく届け出されない場合は、社員管理上及び業務上不利益を被る可能性もありますのでご承知おきください。

(給与・賞与・各種手当等の支給、税務・社会保険事務所等、当社が雇用主として当然に義務を負う業務に必要な個人情報については、就業規則等に従い提供しなければなりません)

6.個人情報の開示等の請求について

当社は、従業員等からご提供いただいた個人情報に関して、従業員等ご本人から、自らまたはその代理人をして、所定の手続きを利用して開示・訂正・削除・利用停止等(以下「開示等」といいます)の請求があった場合には、合理的な期間および範囲で対応いたします。


但し、以下に記載する場合は非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由を付して通知させていただきます。

  • 保有個人情報のご本人であることが確認できない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 申込書面に不備があった場合や、当社の受付方法に従ったご請求でない場合
  • 開示等の求めの対象が保有個人情報に該当しない場合
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合
  • その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合

なお、開示等の手続きは次の通りです。

(1) 現従業員等の方
当社所定の手続きを利用して、申請してください。

(2) 上記(1)以外の方

① 「開示等」の請求は下記8.の当社お問い合わせ窓口へ所定の申請書に必要書類を添付の上、送付していただきます。

② 「開示等」の請求を行う場合は、次の申請書Aをダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上ご捺印いただき、本人確認のための書類Bを同封し送付していただきます。

A. 申請書(クリックしてダウンロードして下さい。)

B. 本人確認のための書類

運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通

③ 代理人による「開示等」の請求をする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは「開示等」請求をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項Aの書類に加えて、下記の書類を同封していただきます。法定代理人の場合は戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面1通、法定代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー1通を同封し送付していただきます。委任による代理人の場合は、本人実印押印の委任状1通、本人の印鑑証明証1通を同封し送付していただきます。

(3) 「開示等」の請求の手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、1,000円(+消費税及び地方消費税)。 1,000円(+消費税及び地方消費税)分の郵便切手を申請書類に同封し送付していただきます。


手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

7.個人情報の第三者への提供

当社は、従業員等の個人情報を、当該従業員等ご本人の同意なしに、業務委託先及び共同利用者以外の第三者に開示、提供することはありません。ただし、法令に基づく場合その他個人情報保護法に定める場合は、この限りではありません。

8.個人情報の取扱いについてのお問い合わせ

〒104-0032 東京都中央区八丁堀4-3-3 Daiwa京橋ビル6階 個人情報保護推進事務局まで 受付時間 平日(10:00~17:30)土曜・日曜・祭日休み 電話 03-3552-6627(代表) メールアドレス privacy@kajitaku.com ※直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
2021年4月13日制定 2021年4月30日施行